Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie – to koniec dla papierowych faktur i OCR?

W erze cyfryzacji zarządzanie dokumentami w firmie nabiera nowego wymiaru. Tradycyjne metody, takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), choć niegdyś rewolucyjne, dziś mogą wydawać się przestarzałe. We współczesnym świecie, w którym nowinki technologiczne napędzają efektywność i produktywność, warto śledzić trendy, by wiedzieć, które rozwiązania się już przeterminowały, a które rzeczywiście są innowacyjne.

Innowacja w zarządzaniu dokumentami – co nią jest, a co nie?

Nadchodzi era końca papierowych faktur i OCR – to dość odważne i kontrowersyjne twierdzenie. Jednak biorąc pod uwagę obecny stan globalnego zarządzania dokumentami, nie bez powodu tak twierdzi wielu specjalistów i dużych korporacji – również oferujących rozwiązania optycznego rozpoznawania znaków.

Nie oznacza to oczywiście, że z dnia na dzień papier i technologia OCR zostaną wycofane. Natomiast należy spodziewać się spadku popularności tych rozwiązań, a w związku z tym pojawiania się na rynku technologii lepiej dopasowanych do obecnych czasów. Mowa tu o platformach, oferujących szeroki zakres modułów i funkcjonalności, które umożliwiają efektywne zarządzanie dokumentami.

— Technologia OCR zdecydowanie już nie jest must have w kwestii automatyzacji procesów biznesowych. Oceniamy, że wartość tej technologii będzie znacząco i szybko spadała. Główny powód to dążenie przez firmy do zminimalizowania papierowej dokumentacji. Jednym z przełomów w tym zakresie w Polsce będzie wejście 1 lipca 2024 roku obowiązkowego KSeF (Krajowy System e-Faktur). To w praktyce wyeliminuje potrzebę OCR-owania faktur. W związku z tym OCR jest pod silną presją tego, że coraz więcej dokumentów od razu powstaje w formacie cyfrowym, a co za tym idzie – ich ilość do skanowania i rozpoznawania maleje – mówi Dominik Dubrowski, CEO FLOWDOG.

Taki stan rzeczy ma miejsce nie tylko w Polsce, ale również w innych krajach europejskich i nie tylko. Z podobnym podejściem można się spotkać we Francji, Hiszpanii czy w Niemczech. Państwa w ten sposób chcą zapobiegać oszustwom podatkowym.

Ponadto odchodzenie od papieru ma również kluczowe znaczenie dla firm w kwestii efektywności prac. Coraz więcej korporacji i mniejszych prywatnych przedsiębiorstw stawia na innowacyjną cyfryzację, skrupulatnie analizując potrzeby automatyzacji i wybierając do tego odpowiednie narzędzia.

Analiza i ocena obecnych procesów

Dokumenty stanowią podstawę działania większości organizacji. Zawierają istotne informacje biznesowe, prawne czy techniczne. W tym kontekście analiza i ocena obecnych procesów związanych z zarządzaniem dokumentami staje się kluczowym krokiem w kierunku poprawy efektywności.

W kwestii analizy i oceny obecnych procesów istotne jest rozpoznanie oraz zrozumienie:

Jak obecnie wygląda zarządzanie dokumentami w firmie?
Jakie dokumenty są generowane?
Jak są przechowywane, udostępniane i archiwizowane?
Kto ma do nich dostęp?
Jak są wykorzystywane?
Czy procesy zarządzania dokumentami są efektywne?
Czy spełniają one swoje cele?
Czy są zgodne z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi?

Odpowiedzi na te pytania pomagają zrozumieć, jakie procesy są wykonywane i jak mogą być ulepszone. Na podstawie wyników analizy i oceny, firma może wprowadzić niezbędne zmiany. Mogą to być małe poprawki, takie jak zmiana formatu dokumentów, czy wprowadzenie nowych procedur, ale również większe zmiany, takie jak implementacja nowego oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania dokumentami

Rynek oferuje wiele różnych narzędzi i systemów do zarządzania dokumentami (DMS). Przegląd różnych opcji może być przytłaczający, ale jest to niezbędne w celu znalezienia narzędzia, które najlepiej spełni potrzeby firmy.

Przed wyborem technologii analizie należy poddać jej funkcjonalności oraz możliwości skalowania. Kluczowe jest również zwrócenie uwagi na to, by dostawca usług był nie tylko software developerem, ale także doradcą biznesowym. W związku z tym warto zadać sobie pytania:

Jak dostawca podchodzi do współpracy – czy zbiera wcześniej wymagania i czy prowadzi dyskusje na temat potrzeb firmy?
Czy narzędzie oferuje funkcje, które są potrzebne do obsługi typów dokumentów generowanych przez firmę?
Czy jest skalowalne, aby sprostać rosnącej ilości danych?
Czy można je dostosować do specyficznych procesów i procedur firmy?
Czy oferuje integracje z istniejącymi systemami w celu zapewnienia płynnego przepływu informacji i uniknięcia dublowania danych.
Czy dostawca proponuje wsparcie techniczne w przypadku wystąpienia problemów i zapewnienia ciągłości działania.

Dobre case study z wdrożenia DMS FlowDog w firmie z branży handlowej

Dokonanie efektywnej transformacji cyfrowej z DMS najlepiej pokazać na żywym przykładzie z historii klientów FlowDog. Duża firma z branży handlowej zgłosiła się z problemem obiegu dokumentów i nie tylko. Dokładnie określiła swoje wyzwania:

trudności w zarządzaniu dokumentami
nieefektywne zarządzanie delegacjami
problemy z rejestracją czasu pracy
brak jakiejkolwiek platformy do automatyzacji procesów.

Po wspólnym przeanalizowaniu komplikacji należało przygotować platformę według potrzeb i zaleceń Klienta, która obejmuje:

Elektroniczny Obieg Dokumentów – moduł upraszczający i porządkujący obieg dokumentów. Faktury są automatycznie przydzielane do osób za nie odpowiedzialne. Aktualnie w systemie obsługuje się co miesiąc ok. 500 faktur, na których odbywa się ok. 2000 zdarzeń.
System Rejestracji Czasu Pracy – dzięki tej funkcjonalności FlowDog precyzyjnie oblicza czas, jaki personel przepracował. Odbywa się to poprzez zintegrowany z platformą system kontroli rejestracji czasu, który zbiera i analizuję informację przez przyłożenie specjalnej karty przed rozpoczęciem/po zakończeniu pracy.
Moduł Delegacji – posiadający odpowiednią ścieżkę procesu i różne poziomy akceptacji. Dzięki tej funkcjonalności pracownicy mogą w łatwy i szybki sposób wprowadzać informacje dotyczące wyjazdów służbowych. W systemie ma być obsługiwanych około 600 zdarzeń rocznie.
Archiwum Dokumentów – moduł obejmujący pełne repozytorium wszystkich dokumentów (faktur, delegacji, kart pracy). Dzięki temu możliwe jest szybkie i łatwe wyszukiwanie dokumentów w zależności od uprawnień, jakie posiadają poszczególni pracownicy.

Podkreślając znaczenie efektywnego zarządzania dokumentami, warto pamiętać, że jest to nie tylko kwestia porządku i zgodności z przepisami, ale również kluczowy element strategii biznesowej. FlowDog jako połączenie software development i doradztwa biznesowego pomaga firmom w innowacyjny sposób osiągać ich cele.

Właściwe zarządzanie dokumentami przyczynia się do poprawy efektywności, redukcji kosztów i zwiększenia konkurencyjności firmy. W tym kontekście, narzędzia takie jak OCR, choć mogą wydawać się przestarzałe, nadal mają swoje miejsce w szerszym ekosystemie zarządzania dokumentami. Wraz z innymi nowoczesnymi modułami umożliwiają firmom skuteczniej realizować procesy biznesowe niż dotychczas.

Kluczem do sukcesu jest jednak nie tylko wybór odpowiednich narzędzi. Ważne jest także rozwijanie strategii zarządzania dokumentami, która uwzględnia specyficzne potrzeby i cele firmy. To oznacza regularną analizę i ocenę obecnych procesów, poszukiwanie sposobów na ich ulepszenie i gotowość do adaptacji innowacyjnych rozwiązań.