Jak planować zadania i zarządzać czasem

Planowanie zadań do wykonania oraz zarządzanie czasem – jest bardzo ułatwiające życie. Wiele osób nie planuje tego co ma do zrobienia, aby nadawać temu hierarchie ważności. Tak samo znaczna większość osób nie planuje swojego czasu. Przez co ten czas przysłowiowo „ucieka im pomiędzy palcami”.

Planowanie zadań jest bardzo ściśle powiązane z zarządzaniem czasem. Obydwie te czynności w dużej mierze stanowią integralną jedność. Dzięki planowaniu zadań można oszczędzać mnóstwo czasu i zwiększyć swoją wydajność. Dodatkowo zarządzanie czasem pozwoli oszczędzać czas na wykonywaniu zadań. To wszystko pomoże zorganizować sobie znacznie lepszą jakość życia.

Bez planowania zadań – realizuje się chaotycznie różne rzeczy, mało ważne z ważnymi a dodatkowo wszystko to jest rozciągnięte w czasie. O wielu ważnych elementach można też zapominać. Warto zwrócić uwagę na to, że często 20% wszystkich zadań jest najważniejsze – średnio pozostałe 80% jest wypełniaczem mniej istotnym w najbliższym czasie. Zadań nie planuje się jak rozwiązywanie testów – od zadań najłatwiejszych do najtrudniejszych, tylko od najważniejszych do najmniej ważnych.

Bez zarządzania czasem nawet w strefie prywatnej – czas ucieka na nieokreślone czynności. Wiele osób spędza liczne godziny zupełnie bezproduktywne przed komputerem, na profilach społecznościowych , przed telewizorem co nie jest nawet odpoczynkiem. Brak zarządzania czasem zawsze będzie oznaczał chaos i jego utratę na nieokreślone puste czynności. Dlatego zarządzenie czasem jest ściśle powiązane z planowaniem zadań.

Jak planować zadania – jest na to wiele technik. Zdecydowanie jednak najważniejsze jest jedno – zapisywanie zadań do wykonania. Jak widać jest to bardzo proste i najprostsze rozwiązanie. Wystarczy zapisywać to co mamy do zrobienia. Można ro robić na kartce lub w telefonie lub w inny sposób. Najpopularniejszą formą jednak zawsze jest pisanie celów i zadań na kartce lub w notesie.

Tak można tworzyć cele i zadania do wykonania na następny dzień, tydzień czy miesiąc a nawet lata. Osobiście stosują dwie podobne metody jednocześnie. Wszystkie zadania do wykonania zapisuję na kartkach. Z czego każda karta to albo jedno zadanie do wykonania (z opisem), albo grupa zadań jednego gatunku. Wszystkie te zadania trzymam przywieszona na tablicy magnetycznej na swoim biurku. Te zawieszone najwyżej są najważniejsze. Gdy zadanie zostanie wykonane kartkę mogę zlikwidować lub pojedyncze wykonane zadanie z kartki skreślić.

Tablica magnetyczna jest o tyle dobra, że zadania są stale na widoku i można na nie zerkać w potrzebnej chwil. Natomiast spisywanie zadań do notatnika (notes, telefon) ma takie zalety, że jeśli potrzebujemy takich list mobilnie – to zawsze mamy je przy sobie.

W podobny sposób planuję nawet zakupy – choć kartki nie wieszam. Dlatego wchodząc do sklepu od razu kupuje się to co planowałem, bez tracenia czasu na rozglądanie. Ale to dotyczy dosłownie każdej dziedziny życia. Nawet można planować rozmowę ze znajomymi czy rodziną – spisać tematy, które chce się poruszyć, o co zapytać. To pomaga w relacjach nie tylko biznesowych ale i prywatnych. Plan zadań i zarządzanie czasem więc ma związek z każdą dziedziną życia zawodowego i prywatnego.

Warto wspomnieć, że brak planu to nie tylko chaos w wykonywaniu zadań. To także przytłoczenie psychiczne. Wtedy wydaje się, że ilość zadań jest zbyt duża na raz. Plan układa zadania w kolejności, a nie jako wszystkie na raz. Wtedy nic psychicznie nie przytłacza, a tym samym nie męczy chaotyczne działanie własnego umysłu. Dodatkowo wydajność wielokrotnie wzrasta.

Nie potrzebuję innych metod – ta jest bardzo prosta a zarazem skuteczna. Potwierdza się, że to co jest najprostsze działa najlepiej.

Jak zarządzać czasem – najprostsza i moim daniem najlepsza metoda to, wykonywanie zadań planowanych i ważnych najpierw. Później gdy wykona się wszystko co istotne, można wolny czas przeznaczyć na coś innego.

Warto jednak zawrzeć kontrakt ze samym sobą. Polega to na tym, ze przykładowo zerknie się raz dziennie na portale społecznościowe, obejrzy się nie więcej niż 1 film czy serial na dzień. Wtedy niemal każdy dojdzie szybko do punktu – gdzie widzi, że ma mnóstwo czasu w ciągu dnia. Wcześniej zjadał go telewizor, Internet lub social media – rzeczy absolutnie nie produktywne a nawet nie dajce wypocząć umysłowi.

Stosując zasadę ograniczenia czasu na rzeczy mało ważne – szybko odnajduje się dodatkowo kilka godzin czasu dziennie. Można go wtedy przeznaczyć na naukę języka obcego, prowadzenie własnej strony internetowej, własną pasję czy choćby spacery lub rozwijanie jakiejś pasji. Jest to sprawdzone z autopsji, zajmuję się w ciągu dnia tak wieloma różnymi rzeczami, że wielu osobom pewnie by wydało się to niemożliwe. A wszystko to polega na organizacji i zarządzaniu własnym czasem.

Warto jeszcze dodać jedną wskazówkę – jeśli jest to możliwe to różne czynności łączę ze sobą. Prozaiczny przykład – spacer dla zdrowia i nauka języka obcego w tym samym czasie. Spacer i rozmowa z rodziną przez telefon. Pisanie artykułu na bazie czego też potem powstanie podobny dobry film. Wyjazd do kontrahenta i w drodze powrotnej robienie zakupów. Ogólnie parowanie tych elementów, które się da w jeden zbiorczy.

Jak samemu widzisz metody które zaprezentowałem są bardzo proste. To nie są skomplikowane rozwiązania – tylko najprostsze z możliwych a zarazem skutecznych metod. To właśnie one najlepiej się sprawdzają i dają ogromną przewagę nad większością innych osób. To zawsze działa z tego powodu, że większość osób niczego nie planuje i nie zarządza własnym czasem. Warto pamiętać – że jeśli samemu nie zarządzamy własnym czasem, to zaczną nim zarządzać inni. Na przykład marketingowcy czy psycholodzy wdrożeń sieci społecznościowych lub programów medialnych.

Planowanie zadań oraz zarządzanie czasem, jest to branie spraw we swoje ręce. Jest to samodzielne decydowanie o sobie i podejmowanie bardziej świadomych decyzji. To zawsze przynosi bardzo szybko ogromne korzyści i na pewno samemu je zauważysz bardzo szybko. Zapraszam do kolejnych tematów oraz komentarzy.