Referent – Rola, obowiązki i wymagania zawodu

Referent to zawód nienowy, jest znany od dziesięcioleci, chociaż jego nazwa może wydawać się enigmatyczna. Na tym stanowisku najlepiej sprawdzaj się osoby skrupulatne, umiejące pracować pod presją czasu, elastyczne i mające dużą podzielność uwagi. Zawód referenta jest bardzo potrzebny, niestety wciąż jeszcze słabo doceniany.

Kim jest referent i na czym polega jego praca?

Praca referenta nie jest może szczególnie pasjonująca, za to na pewno bardzo odpowiedzialna. Chociaż referent postrzegany jest raczej jako personel pomocniczy w firmie, urzędzie czy instytucji, to od jego obowiązkowości i skrupulatności zależy bardzo wiele.

Referent to „człowiek od papierków”. Odpowiada nie tylko za obieg dokumentów w firmie, ale też za tworzenie ich, monitorowanie przepływu, archiwizowanie itp. To on musi czuwać nad tym, by każda dokumentacja trafiła do właściwej komórki w określonym terminie. Także on jest odpowiedzialny za przekazywanie odpowiedniej części dokumentacji klientom. Chociaż niewidoczny, jest nierzadko filarem firmy, w której pracuje. Dobry referent może np. wychwycić błąd w dokumentacji, co pozwala oszczędzić dużo czasu i pieniędzy.

Dlaczego firmy powinny zatrudniać referentów?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta: aby wykonywali te czynności, które innym zajmują zbyt wiele czasu i nie są bezpośrednio powiązane z ich obowiązkami. Niemal w każdej instytucji znajdą się osoby, które narzekają na nadmiar papierologii i nowe wytyczne, które każą tworzyć nieskończenie wiele dokumentów. Od tego powinien być referent. Dzięki jego pracy zwiększa się efektywność przedsiębiorstwa, procesy decyzyjne i produkcyjne są zoptymalizowane, wszystko działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Nie trzeba pamiętać o tworzeniu kolejnych sprawozdań, zestawień, raportów. Od tego jest referent. Nawet jeśli nie stworzy wszystkiego osobiście, to o wszystkim powinien pamiętać.

Jak zostać referentem?

Referent to urzędnik niskiego szczebla. Firmy poszukujące takich pracowników na ogół nie wymagają wyższego wykształcenia. Warto natomiast zauważyć, że często poszukiwani są referenci z doświadczeniem w określonej dziedzinie, np. ekonomii, bankowości, handlu itp. Wykształcenie wyższe nie jest więc obligatoryjne, ale może okazać się przydatne.

Referentem można zostać już na stażu studenckim. Stanowisko młodszego referenta jest pierwszym stopniem wtajemniczenia. Kolejne to referent, samodzielny referent i starszy referent. W trakcie zdobywania kolejnych awansów na pewno pomogą szkolenia dla referentów i uzyskane na nich certyfikaty.